Polityka Prywatności serwisu ecommind.pl

Data ostatniej aktualizacji: 10 stycznia 2026 r.

1. Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez serwis ecommind.pl (dalej: „Serwis"), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Zachęcamy do zapoznania się z niniejszą polityką przed wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych.

2. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator") jest:

Imię i nazwisko: Jakub Wawrzynowicz
Typ działalności: Nierejestrowana działalność gospodarcza
Adres kontaktowy: dostępny na żądanie
E-mail: kontakt@ecommind.pl
Adres serwisu: ecommind.pl

Administrator jest odpowiedzialny za zgodność przetwarzania danych z przepisami RODO.

3. Rodzaje Przetwarzanych Danych Osobowych

W ramach Serwisu przetwarzane są następujące dane osobowe:

3.1 Dane wymagane do rejestracji i logowania:

Adres e-mail (obowiązkowy)

3.2 Dane wymagane do realizacji transakcji:

Adres e-mail
Dane dotyczące transakcji (numer zamówienia, kwota, data)

3.3 Dane z logów serwera:

Czas dostępu do Serwisu
Odwołane strony
Parametry zapytań

3.5 Dane newslettera (jeśli wyrażona zgoda):

Adres e-mail
Data subskrypcji
Historia wysłanych wiadomości

4. Cele Przetwarzania Danych Osobowych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

4.1 Cele wynikające z wykonania umowy (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

Rejestracja i prowadzenie Konta Użytkownika
Realizacja zamówienia i dostarczenie treści cyfrowych
Komunikacja dotycząca zamówienia
Realizacja płatności za pośrednictwem operatora
Wysyłanie potwierdzenia transakcji i dokumentów handlowych
Rozpatrywanie reklamacji i gwarancji

4.2 Cele wynikające z obowiązku prawnego (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

Przechowywanie danych transakcji zgodnie z wymogami podatkowymi
Ochrona przed oszustwami i nadużyciami

4.3 Cele związane z logowaniem (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

Wysyłanie jednorazowych kodów weryfikacyjnych na adres e-mail
Uwierzytelnianie użytkownika
Ochrona bezpieczeństwa Konta

4.4 Cele marketingowe (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO):

Wysyłanie newslettera (wyłącznie jeśli użytkownik wyraził wyraźną zgodę)
Informacje o nowych produktach i promocjach
Badania satysfakcji klienta

5. Podstawy Prawne Przetwarzania

5.1 Niezbędność do wykonania umowy (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

Dane wymagane do rejestracji, logowania i realizacji zamówienia są przetwarzane jako niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o dostarczenie treści cyfrowych.

5.2 Obowiązek prawny (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

Dane transakcji są przetwarzane na podstawie obowiązków wynikających z:

Kodeksu podatkowego
Ustawy o rachunkowości
Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT)

5.3 Zgoda (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO):

Przetwarzanie danych w celach marketingowych (newsletter) odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody użytkownika.

5.4 Prawnie uzasadniony interes (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

Przetwarzanie danych z logów serwera jest uzasadnione prawnie uzasadnionym interesem Administratora w:

Ochronie bezpieczeństwa Serwisu
Zapobieganiu oszustwom
Analizie ruchu na Serwisie

6. Okresy Przechowywania Danych Osobowych

6.1 Dane rejestracyjne i logowania:

Okres przechowywania: Przez cały czas, gdy Konto pozostaje aktywne
Usunięcie po: Usunięciu Konta na żądanie użytkownika lub decyzją Administratora
Wyjątek: Jeśli konto jest związane z niezaspokojoną reklamacją, dane mogą być przechowywane dłużej

6.2 Dane transakcji:

Okres przechowywania: 5 lat od dnia zawarcia transakcji
Powód: Obowiązki podatkowe (przechowywanie dokumentacji finansowej)
Podstawa prawna: Kodeks podatkowy i Ustawa o rachunkowości

6.3 Dane z logów serwera:

Okres przechowywania: 90 dni od dnia utworzenia logu
Wyjątek: Dane mogą być przechowywane dłużej, jeśli są niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa

6.4 Kody weryfikacyjne (One Time Code):

Okres przechowywania: 5 minut od wysłania kodu
Powód: Weryfikacja bezpieczeństwa i audyt dostępu

6.5 Dane newslettera:

Okres przechowywania: Do czasu cofnięcia zgody przez użytkownika
Usunięcie po: Każda wiadomość newsletter zawiera link do wyrejestrowania

6.6 Dane uzupełniające (jeśli dostępne):

Okres przechowywania: Nie dłużej niż niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania
Obowiązkowe usunięcie: Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane

7. Odbiorcy Danych Osobowych

Dane osobowe mogą być ujawniane następującym odbiorcom:

7.1 Operator płatności:

Simpay.pl (Payments Solution Sp. z o.o.)
Dane: adres e-mail, imię i nazwisko, kwota transakcji, numer zamówienia
Cel: Realizacja płatności
Podstawa prawna: Niezbędność do wykonania umowy
Ochrona RODO: Operator jest zobowiązany do przestrzegania RODO

7.2 Dostawcy usług hostingowych i IT:

Dane mogą być przekazywane dostawcom usług hostingowych niezbędnych do funkcjonowania Serwisu
Cel: Zapewnienie dostępności i bezpieczeństwa Serwisu
Umowy: Wszyscy dostawcy są związani umowami przetwarzania danych

7.3 Organy publiczne:

Dane mogą być ujawniane organom publicznym, jeśli wynika to z obowiązku prawnego (np. podatkowemu, prokuraturze)

7.4 Nie ma międzynarodowego transferu danych:

Dane osobowe nie są przekazywane poza Unię Europejską
Wszyscy odbiorcy znajdują się na terenie UE

8. Logowanie za pomocą One Time Code

8.1 Opis systemu:

Serwis wykorzystuje bezpieczny system logowania oparty na jednorazowych kodach wysyłanych na adres e-mail użytkownika (One Time Code - OTC).

8.2 Jak działa:

Użytkownik podaje swój adres e-mail
System wysyła jednorazowy kod na ten adres
Użytkownik wpisuje kod do formularza logowania
Po weryfikacji kodu użytkownik jest logowany

8.3 Bezpieczeństwo:

Kody są ważne tylko przez ograniczony czas 5 minut od wygenerowania
Każdy kod może być użyty tylko raz
Po użyciu kod jest automatycznie usuwany

8.5 Brak haseł:

Serwis nie przechowuje haseł użytkowników
Użytkownik nie tworzy hasła dostępu do Konta
Jedynym sposobem logowania jest jednorazowy kod (One Time Code) wysłany e-mailem

9. Newsletter

9.1 Opting-in (wymaganie zgody):

Newsletter wysyłany jest wyłącznie osobom, które wyraziły wyraźną, dobrowolną zgodę
Zgoda musi być wyraźna i odrębna od akceptacji Regulaminu
Nie można uzależniać zakupu od wyrażenia zgody na newsletter

9.2 Forma wyrażenia zgody:

Zgoda wyrażana jest poprzez rejestrację do newslettera i potwierdzeniem adresu kodem z maila

9.3 Przechowywanie adresów e-mail:

Adresy e-mail subskrybentów newslettera są przechowywane u dostawcy usług mailingowych
Dane są przechowywane wyłącznie w celach wysyłania wiadomości marketingowych
Adresy nie są udostępnianie osobom trzecim

9.4 Prawo do rezygnacji:

Każda wiadomość newsletter zawiera link do łatwej rezygnacji z subskrypcji
Użytkownik może rezygnować z newslettera w dowolnym momencie
Po kliknięciu linku e-mail jest niezwłocznie usuwany z bazy subskrybentów
Poza administracją e-mail do usunięcia zostaje wykonane w ciągu 24 godzin

9.5 Okres przechowywania:

Adresy e-mail są przechowywane do czasu cofnięcia zgody
Po rezygnacji adres jest usuwany z bazy newslettera
Adres może być przechowywany w archiwum nie dłużej niż 12 miesięcy dla celów analitycznych

9.6 Zawartość newslettera:

Newsletter zawiera informacje o nowych produktach, promocjach, postach i aktualizacjach Serwisu
Może zawierać anonimowe dane analityczne (np. liczba odsłon artykułów)
Newsletter nie zawiera danych osobowych osób trzecich

10. Bezpieczeństwo Danych Osobowych

10.1 Środki techniczne:

Serwis wykorzystuje szyfrowanie SSL/TLS dla wszystkich transmisji danych
Baza danych jest chroniona hasłem i rozdzielona na oddzielnym serwerze
Dostęp do danych jest ograniczony do uprawnionych pracowników/administratorów
Regularnie przeprowadzane są kopie zapasowe danych

10.2 Środki organizacyjne:

Dostęp do danych osobowych jest ograniczony do osób mających prawo dostępu
Pracownicy podpisują umowy poufności
Wprowadzane są procedury bezpieczeństwa dla nowych wersji Serwisu
Przeprowadzane są audyty bezpieczeństwa

10.3 Ochrona przed nieautoryzowanym dostępem:

System logowania (One Time Code) chroni przed nieautoryzowanym dostępem do Konta
Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za bezpieczeństwo swojego adresu e-mail
Administrator rekomenduje użycie silnego hasła do konta e-mail

10.4 Ograniczenie czasowe dostępu:

Sesje użytkownika mogą być automatycznie zamykane po okresie nieaktywności

11. Prawa Osób, których Dane Dotyczą

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane, ma prawo do:

11.1 Prawo dostępu (Art. 15 RODO):

Prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane
Prawo do uzyskania kopii przetwarzanych danych w czytelnym formacie
Procedura: Wysłać zapytanie na adres kontakt@ecommind.pl
Termin odpowiedzi: 30 dni od otrzymania zapytania

11.2 Prawo do sprostowania (Art. 16 RODO):

Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych
Prawo do uzupełnienia niekompletnych danych
Procedura: Zgłosić żądanie na adres kontakt@ecommind.pl
Termin wykonania: 30 dni

11.3 Prawo do usunięcia (Art. 17 RODO):

Prawo do usunięcia danych w określonych przypadkach (np. dane nie są już niezbędne)
Wyjątki: Nie dotyczy danych wymaganych do realizacji umowy lub spełnienia obowiązku prawnego
Procedura: Wysłać żądanie na adres kontakt@ecommind.pl
Termin wykonania: 30 dni

11.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO):

Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach
Procedura: Zgłosić żądanie na adres kontakt@ecommind.pl
Termin wykonania: 30 dni

11.5 Prawo do sprzeciwu (Art. 21 RODO):

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
Procedura: Wysłać sprzeciw na adres kontakt@ecommind.pl
Termin wykonania: 30 dni (chyba że Administrator wykaże uzasadniony interes)

11.6 Prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO):

Prawo do otrzymania kopii danych w formie strukturyzowanej, powszechnie używanego formatu
Procedura: Wysłać żądanie na adres kontakt@ecommind.pl
Termin wykonania: 30 dni

11.7 Prawo do wycofania zgody (Art. 7 ust. 3 RODO):

Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie
Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania przed wycofaniem
Procedura: Wysłać wycofanie zgody na adres kontakt@ecommind.pl lub kliknąć link w newsletter'u

12. Cookies i Technologie Śledzące

12.1 Stosowanie Cookies:

Serwis wykorzystuje ciasteczka (cookies) niezbędne do prawidłowego funkcjonowania
Ciasteczka przechowują informacje o sesji użytkownika i preferencjach

12.2 Rodzaje cookies:

Cookies niezbędne: Wymagane do logowania i funkcjonowania Serwisu (domyślnie włączone)
Cookies analityczne: Mogą być wykorzystywane do analizy ruchu (wymaga zgody)

12.3 Zarządzanie cookies:

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki
Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić używanie Serwisu

13. Naruszenie Ochrony Danych

13.1 Procedura w przypadku naruszenia:

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia osoby, której dane dotyczą
Powiadomienie będzie wysłane na adres e-mail w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (jeśli wymaga tego prawo)

13.2 Zawiadomienie Prezesa UODO:

Administrator zawiadomi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o naruszeniu w ciągu 72 godzin, jeśli wymaga tego prawo

14. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki Prywatności.
Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania.
Dalsze korzystanie z Serwisu po zmianach oznacza akceptację nowych warunków.
W przypadku istotnych zmian Administrator będzie starać się powiadomić użytkowników e-mailem.

15. Dane Kontaktowe

Jeśli masz pytania na temat Polityki Prywatności lub chcesz skorzystać z praw opisanych powyżej, skontaktuj się z nami:

E-mail: kontakt@ecommind.pl
Adres: dostępny na żądanie
Termin odpowiedzi: 30 dni od otrzymania zapytania

16. Rzecznik Praw Konsumenta i Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów

Jeśli masz wątpliwości dotyczące przetwarzania danych lub chcesz złożyć skargę, możesz się zwrócić do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
Rzecznika Praw Konsumenta
Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK)

Data ostatniej aktualizacji: 11 lutego 2026 r.

Wersja: 1.1